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    详谈对档案文件进行归档操作方法

    * 来源 : 四川档案室设备 * 作者 : admin * 发表时间 : 2017-08-24 * 浏览 : 0

           对档案文件进行归档操作方法,按照归档范围和不归档范围的划定,把不归档的、保存在本机关集团供工作参考的档案盒与应归档的档案区别开来,把应归档文件的档案移交档案部分。
      编制移交目录就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份,移交部分一分,接收部分一份,以便双方核对、检查。另一份保存在档案盒或案卷内。在移交目录后还应附有《移交备考表》,内容包括:档案总数、移交人、接收人、交接时间等项目。移交时,档案治理部分要对档案进行严格检查。检查包括两主面的内容:检查装入归档文件的档案盒或立成的案卷是否符合归档文件收拾整顿、立卷的原则、要求,是否反映了盒内文件的特征,盒内文件是否有损坏,装订是否整洁等等。对不符合要求的,档案部分可以要求移交部分重新收拾整顿。检查档案盒内或案卷内文件的总数是否与移交目录相符;盒内文件件数或卷内文件页数是否与档案盒封面或案卷封面所填写的数量相符。
      为避免返工、铺张时间和增加工作量,检查档案内文件的数目和质量的工作应尽量提前到编制归档文件件号或案卷目录前进行。这就要求档案部分加强对归档文件收拾整顿、立卷工作全过程的指导、监视,尽早派人到文书部分和业务部分检查、监视文件收拾整顿、立卷工作,及时发现、指出和纠正题目。这一步工作做得越好,在移交检查时泛起返工的概率就越小,工作效率就越高。
      归档文件的档案检查完毕,对符合要求的档案就可以办理详细移交手续。详细移交时,交接双方各拿一份移交目录,按照目录的内容盘点归档文件的件号、盒号或页号、卷号;核对无误后,双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字;将三分清单分别交由交接双方:一份文书部分或业务部分保存备查;两份存档案部分。对于文件数目少的机关集团,可由档案部分同一编制归档文件目录或案卷目录,移交时,由档案部分开据移交凭据,各部分可不必再单独编制移交目录。对于文件工作和档案工作“一肩挑”的机关集团,在文件处理与档案工作之间没有中间环节,归档工作在平时都已完成,因此也就没有必要。