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    档案管理具体流程说明,仅供参考!

    * 来源 : 四川印刷厂 * 作者 : admin * 发表时间 : 2017-07-24 * 浏览 : 0

    一、 目的:为加强和规范公司档案管理,建立起良好的档案运行管理制度,提高档案利用效率及品质。

    二、 档案整理:编 码:由综合部统一编码。(见附件一)备 注:如遇有新增文件或遗漏文件,各个部门需及时进行预先的统计与整理,最后汇总到综合部门进行统一的编码。 整理方法:由综合部整理出‘范本’,各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。

    (见附件一)备 注:如在整理的方法上有更好的建议,请及时联络综合部门进行修正。

    档案归档:(1)、原则上每一项工作一结束,就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。(2)、对于正在进行的各项工作所涉及的文件,各部门应作好‘预先归档’工作,整理方法与‘范本’雷同。 外来文件的收发:由档案室进行统一接收,并作好登记、存档,再分发到各个职能部门,各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

    备 注:原则上档案室均保留原稿,如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’(见附件三)上的备注栏上注明。 档案资料的发行:如因工作上的需要,有些部门需备有相关档案资料,此时应填写‘档案资料发行申请表’(如附件四)并经核准后再由档案室统一发行。

    备 注:(1)、当有新的档案资料时,档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。(2)、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效,严禁私自对各种发行的档案进行复印。 印章管理:闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章,并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面,执照等证件除外)。(1)所有的档案资料需盖有‘受付’章 ------ 红色(2)发行的档案资料需盖有‘发行’章 ------- 兰色(3)对于过期或失效的档案应改有‘作废’章------- 兰色(4)档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历(如附件五)。 档案的使用审批程序:(书籍、技术资料手册、宣传资料除外)(1) 查阅:在档案室现场查阅,不得带离。A:查阅本部门档案:查阅人填申请表 → 部门负责人审批 B:查阅非部门档案:① B级档案查阅:填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批② A级档案查阅:填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部 门的负责人审批 → 公司负责人审批(副总→总经理)(注:证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批,其余只需副总审批即可)(2) 借阅:只限于B级档案。A:程序:填申请表 → 部门负责人审批B:时间:三天,如续借则需再次填写申请表。(3) 复印、摘抄:A:程序:填申请表 → 部门负责人审批 → 公司负责人审批(4) 备注:A级档案即机密档案;B级档案即是A级档案除外的普通档案。(5) “档案使用申请表”详见附件六。 书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的(1) 借阅:只需在登记表上(如附件七)作相关的登记。(2) 领用:只限于宣传资料,但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记(如附件八)。

    备注:在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件,此资料的整理方法待原件全部整理完毕后,再进行统一的收集、整理、发行。